OZA特徴

OZAの特徴

塾業界のシステムは、それぞれのシステムが別々のメーカから販売されているものが多いので、生徒情報などの基本情報をそれぞれのシステムに何度も入力しなければならないことが少なくありません。
OZAはそれぞれの機能が同一のデータベースで管理されていますので、一回入力すればそれで完了です。
生徒情報に変更があった場合も楽々です。
複数箇所を訂正しないといけない場合、修正漏れ等がおこりやすいものですが、OZAならそんな心配は大幅に軽減出来ます。

貴塾は、日々の授業報告などは、どのように管理されていますか？
紙やメール、エクセルなどのワークシートで管理されている塾さんが多くありますが、その情報は関係する講師やスタッフの間で共有されていますでしょうか？
そして上長への報告はきちんとされているでしょうか？
どうしても一時的な報告書として終わってしまい、埋もれてしまっては、大切な時間をかけて書いた報告書が無駄になってしまいます。
システム「OZA」は生徒ひとり一人の情報をデータベース化することができるため、講師間、上下間で情報共有することが出来ます。
そのため蓄積された情報が貴塾の財産になります。

塾現場では、ひとりの生徒に対してたくさんの講師が関わっています。そして、講師ひとり一人も多くの生徒と関わっています。
さらに、講師が入れ替わることも多々あり、常に生徒の情報を共有するには、前任者が報告書を作成したり、マネージャーが仲介して引き継ぐ業務が発生してしまいます。前者も後者も人の記憶に頼ったものになるため、引継ぎのために余分な時間とコストをかけた割には、正確性を欠き充分でなかったりします。
システムOZAは、個人の情報を操作時に日々に蓄えるため、講師交代時に簡単に生徒情報の引継ぎが出来ます。

近年、保護者様の塾に対する要求が大きくなってきています。それだけ、保護者様の教育への関心が高いということだと言えます。つまり、現場で誤った対応をしてしまった場合、死活問題になりかねないと言えます。
クレームなどがあった場合、管理者が対応する場面はどうしても増える傾向にありますが、生徒の教室での様子や過去にあった出来事などのパーソナル情報を把握できているだけで、その後の対応に大きく差が生じることは間違いないでしょう。
システム「ＯＺＡ」は情報を集約することが出来るため、その都度必要な事を検索でき、保護者対応が容易になること間違いなしです。

当社は、英会話教室とそろばん教室を中心に教室を愛知県・岐阜県に５０教室展開しております。主に、幼児や小学生の生徒さんの在籍が多いせいか、保護者様からの問い合わせも、比較的多くあります。
問い合わせの内容で１番多いのは、子供の状況についての問い合わせです。本来なら保護者対応は講師の仕事ではありますが、そろばんと英語の講師はアルバイト講師も採用してるため、細かい客対応ができないということと、授業以外のお仕事をお願いしてしまうと、それを負担に感じて長続きせずに辞めてしまうという問題がありました。

そのため、保護者からの問い合わせは、本部で一括で受け付けています。このシステムを導入する以前は、問い合わせがあるたびに、講師に電話確認し、保護者に連絡をしていたため、待たせる時間も多く、余分な仕事をしていましたが、当システム導入後は、リアルタイムに生徒の情報を把握することができ、プラスαの情報も添えて対応することができるようになりました。これを導入することで、正社員を校舎に配置しなくても、本部の数名だけで管理することが容易になりました。

生徒が塾を辞めていく理由は『成績が上がらないから』でしょうか？もちろん長期的に渡る成績低迷は、退会に至る恐れが高いでしょう。しかし、1回や2回成績不振があったとしても、即退会とはなかなかなりにくい。成績不振の原因が生徒にあるのか、塾にあるのかが保護者もよく分からないからです。もう少し様子を見ようか、となることが多い（もちろん油断は禁物ですが）。

生成績不振以上に生徒の退会に直結するのは、客観的なエラーです。教え方が下手とか、塾になじめない、思ってたほど成績が上がらない等は主観的なマイナス感情です。それに対し、請求書の金額が間違っている、以前塾に伝えたことが実行されてない、授業を振り替えてもらったけどその日に塾に行ったら自分の座席がなかった…、こういったことは客観的なエラーです。この客観的なエラーが非常に危険。これまでのちょっとした不満の積み重ねのトリガーとなって、一発アウトになる可能性が高いのです。

塾運営においては、客観的なエラー（事務的なエラー）を作らないことがきわめて重要です。ただ、塾の本分は成績を上げること。塾長先生の夕方からの時間の多くは生徒や講師と接することに費やされ、事務的な手続きは後回しになってしまう状況も非常によく分かります。

システムを組み込んだ運営を図ることで、『生徒への対応』と『事務的なエラー防止』を同時に図り、退会を防いで日々の業務生産性を上げることが出来ます。OZAは名大スカイさんが塾運営だけでなく英会話やそろばん等のキッズ部門の運営を通じて得られた管理ノウハウがそのまま反映されたシステムなので、一言で言うと『非常に使いやすく、塾経営のかゆいところに手が届くシステム』です！

ぜひ一度試してみてください。貴塾の運営がずいぶんと効率化され、塾長先生の時間的また精神的余裕が大きく生まれることと思います。その余力を生徒への指導や新規生徒獲得への活動に回すことで、更なる善循環が生まれる。そんな明るい未来が拓かれていくことを願っております！

学習塾経営コンサルタント
office lokki
代表小田原健一